Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pastinya memiliki tempat untuk menjadi ruang khusus arsip. Jika sudah waktunya, pasti ada dari beberapa arsip tersebut sudah tidak digunakan dan harus dihancurkan dengan bantuan jasa pemusnahan dokumen arsip yang siap membantu untuk memusnahkan arsip. Jasa pemusnahan dokumen arsip siap membantu organisasi yang ingin memusnahkan arsip. Arsip sendiri yang dikutip dari anri.co.id merupakan suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Namun, kenapa arsip tersebut harus dimusnahkan?
Masih dari anri.co.id, pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Jadi, diharapkan untuk setiap organisasi melakukan pengelolaan arsip, salah satunya penyusutan arsip. Penyusutan arsip sendiri adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Dari laman kearsipan.unpad.ac.id, penyusutan arsip sendiri menurut Pasal 2 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
- Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing,
- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku,
- Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Pada poin kedua, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip status kepada lembaga kearsipan. Jadi, dengan adanya penyusutan arsip diharapkan arsip yang sudah kadaluarsa bisa segera dimusnahkan. Dalam djkn.kemenkeu.goid, penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Bukan sekadar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasionalitas. Sehingga, pemusnahan arsip sendiri bukan hanya untuk mengurangi jumlah arsip agar lebih efisien dan efektif, namun juga untuk memusnahkan dokumen dan barang bukti yang tentunya dilakukan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan.
Nah, jadi sudah tahu kan kenapa arsip itu jangan langsung hanya dibuang dan harus dimusnahkan. Semoga dengan adanya artikel ini, setiap organisasi yang ingin melakukan penyusutan arsip bisa langsung menghubungi ahli untuk memusnahkan arsip agar bisa dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.